Lavorare online: 5 app utili per organizzare le nostre attività

 

Trello

Se è vero che anche chi non l’aveva mai provato, nel corso delle ultime settimane ha dovuto adattarcisi, è altrettanto vero che il lavoro da remoto, anche definitivo smart working o remote working da alcuni, sia a tutti gli effetti il motivo per il quale la mia Community Come lavorare da dove vuoi tu sia nata qualche tempo fa.

Nonostante i rallentamenti di crescita e le complicazioni che certamente il lockdown ha comportato, nelle ultime settimane all’interno del mio, nostro, Gruppo Facebook dedicato ai professionisti del digitale – o a tutti gli  aspiranti tali che sognano di poter lavorare da ovunque nel mondo grazie all’ausilio di una buona connessione a internet e di un pc – abbiamo comunque iniziato a trattare di diversi temi, arrivando addirittura alla più pura Formazione, probabilmente tra le cose di maggior interesse a chiunque decida di iscriversi alla Community online.

Se la settimana scorsa vi ho iniziato a parlare di alcuni punti cardine del lavoro online, e dell’ottenimento del successo per piccoli, medio e grandi business, questa mattina invece vorrei andare sul concreto. Anche per questo, dedico il nostro Lunedì di formazione alle app da non perdere per facilitare il nostro lavoro online. Ecco i miei consigli per voi.

Lavorare da remoto: 5 app utili per organizzare le nostre attività

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Trello: un tool perfetto per il project management

Tra le applicazioni più interessanti e sicuramente utili per qualsiasi professionista del lavoro online rientra Trello, un software gestionale essenziale per creare documenti capaci di racchiudere tanti promemoria utili. A mio parere davvero molto intuitivo, Trello ci permette di organizzare al meglio le nostre attività, rendendoci inevitabilmente più produttive.

Mi sento di consigliarvelo oggi anche e soprattutto perché è grazie a Trello che la mia quarantena ha preso una piega sicuramente più colorata, organizzata e divertente. Con Trello, infatti, avremo la possibilità di creare delle vere e proprie bacheche alle quali appuntare diverse liste sulle quali elencare tutte le cose che avremo da fare. Inoltre, potremo dividere le liste che per schede e per categorie, e potremo organizzarle assegnando loro temi diversi, raggruppandole comodamente come preferiamo noi.

Il super potere di Trello? L’aiuto concreto che ci offre per l’organizzazione del lavoro online, grazie ai suoi servizi comodi, rapidi e molto intuitivi. Con Trello, ci viene offerta la possibilità di creare degli utili promemoria e anche delle check-list. A me personalmente, le check-list aiutano parecchio. Ritrovarmi scritto tutto ciò che dovrei fare mi aiuta a focalizzare gli obiettivi, a risparmiare molto tempo e a distrarmi meno.

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A Trello potrete accedere singolarmente oppure in team. Nel caso in cui non lavoriate da soli, l’applicazione potrebbe tornarvi molto utile per confrontarvi a distanza con tutti i vostri colleghi e per organizzare insieme i vostri obiettivi gestionali

Se invece necessitate di aver le mani libere mentre la mente corre, è certamente Any.do il software che fa per voi. Si tratta di un programma molto innovativo capace di organizzare il nostro lavoro online con il solo ausilio dei nostri comandi vocali. Un vero e proprio balzo nel futuro, ma anche un’app molto utile per le multitasking come me – che magari pensano a come realizzare alcuni progetti online mentre si trovano fisicamente impegnate in tutt’altro. Se avete bisogno di registrare le vostre idee anche quando non avete il tempo di scrivere, Any.do fa proprio per voi.

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Potrete scaricare Any.do sul vostro laptop, oppure optare per l’app per smartphone disponibile sia per iOs che per Android

Troverete così un’assistente virtuale a vostra completa disposizione, al quale potrete delegare i compiti più semplici, ma anche semplicemente dettare ciò che preferite con il solo ausilio della vostra voce.

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Ecco un esempio di come vi appariranno le notifiche di Any.do sul vostro smartphone

Altro tool davvero molto interessante per monitorare le nostre attività online, RescueTime – programma di monitoraggio vero e proprio capace di creare automaticamente dei report che ci riepiloghino come abbiamo trascorso il tempo nel corso della giornata. RescueTime, una volta installato sul nostro pc, se ne resterà tranquillamente in background senza darci alcun fastidio ma mantenendo traccia del tempo speso in ogni attività che andremo a fare con il nostro computer, monitorando anche quanti minuti trascorreremo su ogni singolo sito online.

Alla fine della giornata, ci invierà un report completo capace di riassumerci la nostra giornata online. RescueTime è sicuramente molto utile per capire se e quando abbiamo perso tempo, dove e come. Inoltre, potrete inserire una lista di indirizzi web a vostro piacimento che RescueTime dovrebbe provvedere a bloccare. Ad esempio, Facebook e Instagram vi distraggono? RescueTime potrebbe bloccarvi l’accesso alle due piattaforme, oppure sconnettervi dai social network dopo un tot di minuti che imposterete voi.

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Anche RescueTime è disponibile sia per desktop che per smartphone, iOs o Android

Molto interessante non solo per noi stessi, ma anche per l’eventuale monitoraggio dei nostri impiegati. Basterebbe installare il programma sui computer dei nostri uffici per scoprire come questi vengano utilizzati. Io lavoro in totale autonomia, perciò nel mio ufficio ci sono soltanto io. Se voi però doveste avere dei professionisti in ufficio che lavorano per voi… Pensateci. RescueTime potrebbe esservi di grande aiuto.

E se giocassimo a senso inverso? Anziché organizzare le vostre attività quotidiane, perché non programmare direttamente le pause che andrete a concedervi nel corso della giornata? A questo potrebbe pensarci per voi CoffeeBreak, programma molto utile per ricordarvi esattamente quando… Staccare. Certo, i pro e i contro in questo caso ci sono. Starà infatti a noi decidere quando impostare la pausa che andremo a concederci, perciò mi raccomando… Non esagerate. D’altro canto, però, anche un po’ di relax è importante. Quando siamo sotto stress o semplicemente ci ritroviamo oberati di lavoro, CoffeeBreak può tornarci in aiuto. Una breve pausa risanerà i nostri nervi e ci darà la giusta carica per ricominciare con più attenzione e concentrazione di prima.

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Simile a CoffeeBreak ma più innovativa, Focus Booster – app per monitorare la concentrazione, pianificare pause e molto altro ancora

Simile a CoffeeBreak ma certamente più completa, anche l’applicazione per smartphone iOs e Android Focus Booster – anche disponibile per desktop ovviamente. Si tratta di niente meno che in una app capace di rendere effettivamente la più famosa Tecnica del Pomodoro, metodologia di organizzazione delle attività in voga negli anni ’80 ma ancora oggi molto stimata.

Focus Booster provvederà a suddividere le nostre attività in obiettivi da raggiungere ben precisi, e dai tempi più piccoli. Ad esempio, stiamo scrivendo un articolo di giornale? Focus Booster ci inviterà a suddividere il compito in tre, quattro obiettivi (Scrivi il titolo, termina il primo paragrafo, termina il secondo paragrafo e così via…) con lo scopo di incrementare esponenzialmente la nostra concentrazione e la nostra produttività.

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Focus Booster ci inviterà a suddividere le nostre attività in… Attività più piccole.

Così potremo suddividere i compiti meno semplici in task veramente facili, di massimo 25 minuti ciascuna, intervallate da almeno 5 minuti di pausa. La Tecnica del pomodoro di cui sopra, infatti, studiata negli anni ’80, dimostrava come ogni singolo individuo fosse molto più produttivo se dopo ogni 25 minuti di lavoro si concedeva una pausa di qualche minuto. Focus Booster se ne occuperà per voi.

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